Informativa di Unitelma Sapienza sul trattamento dei dati personali degli studenti

Chi è il Titolare del trattamento?
L’Università degli Studi di Roma Unitelma Sapienza (di seguito anche semplicemente Unitelma Sapienza), è un Ateneo telematico autorizzato dal Ministero dell’Istruzione, Università e Ricerca a rilasciare titoli di studio aventi valore legale.
La presente informativa descrive le caratteristiche dei trattamenti svolti da Unitelma Sapienza sui dati personali degli studenti, raccolti in occasione dell’immatricolazione ai Corsi di laurea, evidenziando i diritti che la normativa garantisce all’interessato.
L’informativa viene periodicamente aggiornata, per adattarla alla normativa vigente o alle nuove modalità d trattamento dei dati personali.
Quali informazioni vengono trattate?

Il Titolare, Unitelma Sapienza, raccoglie e tratta i seguenti dati personali:

  • dati identificativi dell’interessato (nome, cognome, luogo e data di nascita, C.F., cittadinanza);
  • dati di contatto (indirizzo di residenza, e-mail, telefono);
  • dati relativi all’immagine e alla voce, qualora necessari per la partecipazione a seminari/corsi/lezioni/webinar;
  • documento di identificazione in corso di validità;
  • dati relativi al percorso di studi svolto;
  • dati particolari (sensibili), esclusivamente qualora l’interessato, che dovrà a tal fine esprimere il proprio libero consenso, dichiari di appartenere a enti, associazioni o sindacati per usufruire delle agevolazioni previste dalle Convenzioni stipulate tra tali soggetti e l’Ateneo;
  • dati particolari, relativi all’autocertificazione dell’eventuale handicap (in termini percentuali), ai fini dell’esonero dal pagamento delle tasse universitarie e dello svolgimento delle comunicazioni di legge.
Quali finalità vengono perseguite nel trattamento e perché quest’ultimo è legittimo?

Il Titolare raccoglie e tratta le informazioni personali dell’interessato perseguendo le seguenti finalità:

  • gestire, anche dal punto di vista amministrativo, il rapporto con l’iscritto organizzando ed erogando il complesso delle attività di formazione (comprese le attività di tracciamento degli accessi alla piattaforma, di gestione del curriculum elettronico, di pianificazione e svolgimento degli esami, di gestione dei verbali di esame), di supporto alla didattica e di accertamento delle competenze acquisite, tramite esami e test intermedi di verifica, nonché tramite prova finale (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nel contratto sottoscritto tra l’Università e l’iscritto);
  • attribuire e rilasciare all’iscritto le credenziali di autenticazione personali per l’accesso all’area amministrativa (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nel contratto sottoscritto tra l’Università e l’iscritto); 
  • gestire la partecipazione dell’iscritto a seminari/lezioni/corsi/webinar nei quali il docente richiede un’interazione attiva: in tal caso, prima della raccolta di queste informazioni, il discente verrà avvisato dall’accensione dell’apposita spia rossa. Qualora non desideri essere ripreso potrà scegliere di disconnettersi. (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nel consenso espresso dall’interessato);
  • fornire all’interessato puntuale riscontro alle richieste avanzate, sia in sede di immatricolazione che durante l’intero percorso di studi (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nel contratto sottoscritto tra l’Università e l’iscritto);
  • inviare informazioni pubblicitarie, tramite e-mail, in merito agli eventi formativi organizzati dall’Ateneo, somministrare sondaggi, questionari, test di valutazione della didattica (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nel consenso esplicito dell’interessato);
  • gestire, dal punto di vista contabile e fiscale, i rapporti con l’iscritto (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nel contratto e nelle disposizioni della legge in materia);
  • gestire le eventuali agevolazioni economiche relative all’appartenenza dell’iscritto a enti, associazioni e sindacati convenzionati con l’Ateneo (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nel consenso dell’interessato); 
  • esonerare dal pagamento della tassa regionale e di ridurre la tassa universitaria per gli studenti con invalidità superiore al 66% (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nel consenso dell’interessato).
Quali sono le modalità di trattamento e i tempi di conservazione dei dati?
I dati personali dell’interessato sono trattati sia in modalità cartacea che elettronica (servers, database in cloud, software applicativi etc.). 
Il Titolare conserva le informazioni dell’interessato per un periodo di tempo individuato secondo i criteri di prescrizione civile e nel rispetto di specifiche leggi di settore, nonché in base ai termini necessari per il corretto perseguimento delle finalità sopra individuate.
A chi vengono comunicati i dati personali?

All’interno dell’Ateneo

Possono accedere ai dati personali dell’iscritto solo i dipendenti e i collaboratori dell’Ateneo che ne abbiano necessità per offrirle i servizi richiesti e limitatamente alle sole informazioni a ciò strumentali e connesse. In particolare:

  • personale amministrativo;
  • personale docente;
  • personale addetto ai servizi informatici;
  • tutor.

I nostri dipendenti e collaboratori sono stati informati e formati sull’importanza del rispetto dei principi e delle regole in materia di trattamento dei dati personali.

All’esterno dell’Ateneo

Il Titolare condivide le informazioni personali degli interessati con alcuni fornitori che lo coadiuvano nell’erogazione dei servizi richiesti e che sono a tal fine specificatamente nominati in qualità di Responsabili esterni del trattamento. In particolare:

  • terze parti delle quali il Titolare si avvale per la gestione degli aspetti fiscali e contabili del rapporto (ad esempio gli istituti di credito, professionisti, società di consulenza);
  • terze parti delle quali il Titolare si avvale per la prestazione dei servizi assicurativi;
  • terze parti delle quali il Titolare si avvale per l’erogazione dei servizi strumentali alla gestione del complesso dei rapporti con l’interessato.

Qualora il fornitore acceda ai dati, lo farà rispettando la normativa vigente in materia di protezione dei dati personali e le istruzioni impartite dal Titolare.

Quest’ultimo non comunica informazioni personali ad altre terze parti senza il consenso dell’interessato, a meno che ciò non sia richiesto dalla legge o da un’Autorità:

  • nel caso in cui si necessario per motivi di sicurezza nazionale;
  • per motivi di interesse generale;
  • in relazione ad una richiesta proveniente dalle Autorità pubbliche.
Dove vengono trasferiti i dati?

I dati dell’iscritto non vengono trasferiti all’estero.

Quali sono i diritti dell’interessato e come può esercitarli?

Il Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali (2016/679) garantisce all’interessato del trattamento specifici diritti. In particolare, il diritto di accesso, rettifica, opposizione a trattamenti finalizzati ad attività commerciali o esclusivamente automatizzati, cancellazione, limitazione e portabilità del dato, nonché il diritto di rivolgersi all’Autorità garante per la protezione dei dati personali.

Qualora volesse esercitare i diritti che la legge riconosce all’interessato, per favore invii una email o scriva al seguente indirizzo specificando la Sua richiesta e fornendoci le informazioni necessarie ad identificarla (allegando anche una copia del documento di identità): Unitelma Sapienza, Viale Regina Elena, 295 – 00161 – Roma.

Unitelma ha nominato un Responsabile per la Protezione dei Dati Personali, il cui nominativo è reperibile sul sito web www.unitelmasapienza.it, e che potrà contattare, qualora avesse domande o dubbi sulle caratteristiche e modalità del trattamento svolto, all’indirizzo e-mail dpo@unitelmasapienza.it o PEC unitelmasapienza.dpo@pec.it

Unitelma le risponderà entro un mese. Se per qualche motivo non riuscissimo a risponderle, Unitelma le fornirà una spiegazione dettagliata sul motivo per cui non può soddisfare la richiesta.

Consenso al trattamento

L’interessato, così come sopra identificato, presta il consenso al trattamento dei dati per finalità di informazione commerciale.

L’interessato presta il consenso al trattamento dei propri dati particolari (esclusivamente qualora indicati nella domanda di immatricolazione e relativi all’appartenenza a enti, associazioni o sindacati convenzionati con l’Ateneo).

L’interessato presta il consenso al trattamento dei dati particolari (relativi all’eventuale handicap) finalizzato all’esonero dal pagamento della tassa regionale e alla riduzione della tassa universitaria per gli studenti con invalidità superiore al 66%.